Softwareeinführung & Schnittstellenaufbau für Handwerksunternehmen
Weniger Rüstzeiten. Mehr abrechenbare Stunden.
Wir systematisieren und automatisieren Abläufe in Einsatzplanung, Auftragsverwaltung und Buchhaltung damit weniger manuelle Arbeit anfällt, Fehler reduziert werden und endlich wieder Zeit für gewinnbringende Tätigkeiten entsteht.
*Die genannten Marken / Logos dienen ausschließlich der Darstellung der eingesetzten Softwarelösungen.
4,8 von 5 Sternen (11 Bewertungen)
Wahrscheinlich kennen Sie als Inhaber folgende Situationen aus Ihrem Alltag...
Daten wandern durch zu viele Systeme
Dieselbe Information wird bei der Anfrage, im ERP und im Buchhaltungsprogramm separat eingetippt. Jeder manuelle Schritt kostet Zeit und birgt Fehlerquellen.
Erbrachte Leistungen gehen unter
Was auf der Baustelle gemacht wurde, muss mühsam aus Zetteln, Fotos und Erinnerungen rekonstruiert werden. Was nicht sauber erfasst ist, wird schlicht nicht in Rechnung gestellt.
Zu viele unbezahlte Stunden
Monteure und gewerbliche Mitarbeiter verbringen Zeit mit Abstimmungen, Wegen und Papierkram statt mit abrechenbarer Arbeit. Das kostet jeden Monat bares Geld.
Kein Überblick in Echtzeit
Wer gerade wo ist, wie weit ein Auftrag ist und was noch fehlt, lässt sich nicht auf einen Blick sehen. Entscheidungen werden auf Basis von Annahmen getroffen, nicht auf Basis von Fakten.
Viele Geschäftsinhaber glauben jetzt...
sie bräuchten mehr Mitarbeiter um strukturelle Probleme zu lösen. Wenn es daran nicht liegt, ist es die Zeit oder der Grad an Individualität der es verhindert aus dem bestehenden Chaos ein funktionierendes System zu bauen. Dabei liegen die eigentlichen Engpässe meist viel tiefer.
Es gibt nämlich...
Aber was genau löst das Problem jetzt an der Wurzel?
Es braucht ein klar strukturierten Digitalisierungsprozess, der genau auf Ihren Alltag zugeschnitten ist:
1. Klarheit schaffen
In vielen Unternehmen laufen täglich unzählige Abläufe parallel. Wir machen diese Abläufe sichtbar und trennen Wesentliches von vermeidbarem Aufwand.
2. Struktur & Systeme
Sobald klar ist, was passiert, übersetzen wir Abläufe in feste Strukturen.
Nicht mehr „jeder auf seine Art“, sondern einheitlich, nachvollziehbar und skalierbar.
3. Automatisieren & skalieren
Erst wenn Prozesse sauber aufgebaut sind, entfernen wir manuelle Handgriffe.
Das Unternehmen reagiert dann nicht mehr situativ, sondern systematisch.
Wobei unterstützen wir jetzt konkret Ihren Betrieb?
1. Standardsoftware auswählen und anpassen:
Ohne die richtigen Voraussetzungen was die interne Software-Landschaft angeht, sind alle Mühen vergeben. Deshalb helfen wir beim Umzug oder der Neueinführung von Software für sämtliche Bereiche des Unternehmens. Egal ob Buchhaltung, Auftragsverwaltung oder Zeiterfassung.
2. Schnittstellen aufbauen
Nachdem die richtigen Tools im Einsatz sind, geht es darum die doppelte Eingabe von Daten zu eliminieren. Ein neuer Auftrag wurde gewonnen? Dann muss das neben dem Kundemmanagement-System auch die Auftragsverwaltung wissen. Genau solche Verbindungen sind die Voraussetzung für den finalen Schritt. Automatisierungen.
3. Workflows & Prozess‒Automation
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann ab jetzt manueller Arbeit der Kampf angesagt werden. Erstellen von Kundenordnern, Ablage von Dateien oder das Erstellen von Angeboten und Rechnungen? Alles Dinge die immer wieder auftauchen, nun aber ein für alle Mal wegfallen und automatisiert laufen.
Erleben Sie wie durchdachte Digitalisierung aussehen kann.
Sehen Sie sich diese Beispiel-Videos an und erfahren Sie, wie automatisierte Routine-Abläufe spürbar Zeit und Nerven einsparen.
Automatisierte Erstellung von Rechnungsentwürfen nach dem Abschluss
eines Auftrags
Manuelles Zusammentippen von Rechnungen? Das könnte schon lange der Vergangenheit angehören. Dieses Video zeigt den Ablauf und die dafür benötigten Voraussetzungen, damit in Zukunft nach der Fertigstellung eines Auftrags, keine Rechnungen mehr mühsam zusammengeschrieben werden müssen, sondern mit erbrachten Leistungen und Material als Entwurf in Ihrer Buchhaltungssoftware erscheinen und nurnoch geprüft werden müssen.
Terminierung von Wartungs‒ / Reparaturaufträgen
Dieses Beispiel zeigt, wie Wartungen und Reparaturen vollautomatisch terminiert werden – ohne Telefon-Pingpong, ohne manuelle Kalenderpflege.
Sobald ein Wartungsintervall fällig ist oder eine Reparaturanfrage eingeht, wird der Termin automatisch im Kalender eingeplant, Beteiligte werden informiert und der Auftrag sauber vorbereitet.
Intelligente Vorsortierung im Email‒Postfach
In diesem Video siehst du, wie ein KI-Agent eingehende E-Mails automatisch liest, versteht und vorsortiert.
Anfragen, Rechnungen, Aufträge, Wartungsfälle oder irrelevante Nachrichten landen direkt in klar definierten Kategorien – ohne manuelles Öffnen und Entscheiden.
Wer ist Loop Systems?
Mein Name ist Jonas Schulien und ich habe meine ersten unternehmerischen Schritte in einer heute marktführenden Agentur im Bereich Personalgewinnung gemacht.
Dort habe ich nicht nur Kunden betreut, sondern früh Verantwortung für interne Abläufe übernommen – wie z.B für das Bewerbermanagement, Onboardings und operative Prozesse. Viele dieser Abläufe wurden erstmals strukturiert, standardisiert und automatisiert.
In dieser Zeit habe ich aus nächster Nähe erlebt, wo Unternehmen wirklich scheitern:
An fehlender interner Struktur.
Projekte funktionierten, solange bestimmte Personen verfügbar waren. Wachstum bedeutete mehr Absprachen, mehr Nacharbeit und weniger Planbarkeit.
Genau daraus ist Loop Systems entstanden.
Nicht als IT- oder Software-Beratung, sondern mit dem Fokus, Unternehmen als System zu denken. Mit klaren Prozessen, sauberen Übergaben, zentralen Daten und reproduzierbarer Qualität.
Heute unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre internen Abläufe so aufzubauen, dass sie auch ohne permanente operative Präsenz des Inhabers funktionieren – planbar, skalierbar und zukunftsfähig.
Für welche Unternehmen ist Ihr Angebot geeignet?
Unser Angebot richtet sich an Unternehmen, die operativ stark ausgelastet sind, aber merken, dass Abläufe, Übergaben und interne Prozesse nicht mehr sauber mitwachsen.
Wie viel interne Zeit müssen wir realistisch einplanen?
Der interne Aufwand ist gering und beschränkt sich meist auf kurze Abstimmungen und Feedbacktermine von wenigen Stunden pro Woche.
Können wir unsere bestehenden Tools weiter nutzen?
Ja, in der Regel integrieren und optimieren wir bestehende Tools statt sie zu ersetzen, sofern sie technisch sinnvoll nutzbar sind.
Wie stellen Sie Qualität und Kontrolle sicher?
Durch klar definierte Prozesse, getestete Automatisierungen und transparente Kontrollpunkte innerhalb der Systeme.
Bieten Sie laufende Betreuung und Optimierung an?
Ja, wir bieten optionale laufende Betreuung, um Systeme zu optimieren, anzupassen und stabil zu halten.
Können wir die Systeme später selbst weiterführen?
Ja, alle Systeme sind dokumentiert und so aufgebaut, dass interne Teams sie eigenständig weiterentwickeln können.
Wo kommt KI konkret zum Einsatz?
KI unterstützt bei Analyse, Strukturierung und Automatisierung klar definierter Aufgaben innerhalb von CRM- und Vertriebsprozessen.
Brauchen wir spezifische IT-Kenntnisse?
Nein, technische Umsetzung übernehmen wir vollständig, die Systeme sind benutzerfreundlich und intuitiv ausgelegt.